Im Herbst 2021 war Start für das gemeinsame Projekt Datenschutz Management System (DSMS) von 11 Gemeinden und deren angeschlossene Zweckverbände. In der Vorbereitung waren einige vorbereitende Schritte durch das Umsatzmanagement zu machen, bis der Projektstart erfolgen konnte:

• Festlegen der Leistungsverzeichnisse für eine Ausschreibung
• EU-weite Ausschreibung der Leistungen
• Verfassen der Zweckvereinbarung für alle 19 beteiligten Institutionen zum Beschluss der interkommunalen Zusammenarbeit in den Stadt- und Gemeinderäten
• Beantragung von Fördermitteln für interkommunale Zusammenarbeit bei der Regierung von Unterfranken

Da es enge Überschneidungen mit dem Thema Informationssicherheit gibt, finden in der Zwischenzeit die Sitzungen von zwei Arbeitsgruppen in engem Austausch statt, bei denen sich die Mitarbeiter/-innen der Verwaltungen tatkräftig mit einbringen. Als Arbeitsergebnisse der interkommunalen Zusammenarbeit entstehen u. a. verbesserte Abläufe im Bereich Datenschutz oder Unterlagen zur Schulung bzw. Sensibilisierung von Mitarbeiter/-innen der Verwaltungen zur Cybersicherheit und Phishingangriffen.

Zum Jahresende erhalten die Bürgermeister/-innen der beteiligten Verwaltungen regelmäßig den jährlichen Managementbericht zum Sachstand der Projekte Informationssicherheit und Datenschutz. Hierbei läuft die Zusammenarbeit mit der Firma Octothorpe Gmbh als externe Begleitung sehr konstruktiv und insgesamt erfolgreich mit nachweisbaren Ergebnissen.

Das Projekt ist ein Beispiel, wie durch gemeinsame Aufgabenerledigung die Vorteile der interkommunalen Zusammenarbeit optimal genutzt werden. Das Kooperationsprojekt schafft großen Nutzen, gleichwohl ist es wenig nach außen sichtbar, da es v.a. die Pflichtaufgaben aller Verwaltungen betrifft und intern wirkt.